Порядок сдачи документов в архив при ликвидации предприятия

Вопрос о сдаче документации в архивную службу всегда возникает в процессе ликвидации предприятия. Архивируют документы, как правило, после решения вопросов с налоговой инспекцией и пенсионным фондом, после чего их передают на хранение в архив. Эта процедура должна обязательно сопровождаться специальной справкой – актом приема-передачи документации в местный архивный отдел, или справкой о принятии документов. Такой документ является одним из обязательных для подачи в ЕГРЮЛ на завершающем этапе процедуры ликвидации компании.

Для передачи в архив документы сортируют по делам. Этих дел, как правило, три, если речь идет о ликвидации обыкновенного предприятия с небольшим штатом и средним оборотом. Эти дела составляют учредительные документы, бухгалтерская и кадровая документация, а также отчетность в пенсионный фонд. Все это нужно еще и для того, чтобы бывшим работникам предприятия в будущем был засчитан стаж работы в ликвидированной компании – это необходимо для правильного расчета пенсии. В ведомости для расчета пенсионных выплат будут заноситься те данные, которые получены из документов, переданных в архив.

Для дела №1 необходимо подготовить кадровую документацию – все приказы о принятии на работу, увольнения с работы или перевода, а также о предоставлении отпусков, декретных отпусков, премий и материальной помощи; кроме того, в это дело входит полный набор учредительных документов предприятия.

Дело №2 – это ведомости по зарплате, в которых должны быть все данные о начислениях и удержаниях, а также документы для пенсионного фонда – акт управления или отчеты.

Дело №3 – это индивидуальная ведомость и необходимые сведения об учредителях компании.

Во всех трех делах документы должны быть упорядочены хронологически – от самой ранней даты на первой странице до самой поздней на последней.