Правила архивирования документов в небольшой фирме

Если вы являетесь владельцем небольшого предприятия, то также должны владеть полной и исчерпывающей информацией относительно архивирования всех официальных бумаг. Несмотря на форму собственности и размеры вашей организации, вы должны соблюдать правила и требования, установленные законодательством нашей страны.

Архивная обработка является завершающим этапом по работе с документацией, которую ведет ваше предприятие. Основными процессами обработки является экспертиза ценности, а также соответствующая сортировка и распределение бумаг, что позволит определить бумаги, идущие на дальнейшее хранение, и документы, которые будут подлежать утилизации.

Для того чтобы осуществить грамотную архивную обработку, вы можете воспользоваться данными правилами:

1. Все документы следует разделить на основные блоки:
• хранение на постоянной основе;
• длительное содержание;
• оперативное.

Вы должны помнить, что перед отправкой документов в архив они должны два года храниться и использоваться в качестве справочного материала. Только после истечения данного промежутка времени можно передавать документы на распределение.

2. Далее вам необходимо оформить дела, а для этого следует выполнить поэтапные действия:
• Осуществляете нумерацию листов.
• Составляете опись бумаг.
• Подшиваете дела.
• Составляете заверительные подписи.


3. Следует понимать, что поручать выполнение данного процесса необходимо только доверенному лицу, что позволит избежать распространения важной информации.


4. Для правильного оформления всех дел предварительно выполняйте их систематизацию.


5. Выполнение проверки на дублетность. Это завершающий этап и является экспертизой, которая позволит определить ценность бумаг. После осуществления оценки вы сможете отобрать ненужные экземпляры или же черновые варианты, хранить которые нет необходимости.