Списание архива бухгалтерских документов

Рано или поздно любая организация сталкивается с такой проблемой, как нехватка места для хранения бухгалтерских документов. Это превращается в очень обременительное дело из-за большого объема документации, несовместимого с площадью архива. Устаревшие документы необходимо вовремя списывать, чтобы освободить место для новых архивированных документов, однако уничтожение документации должно происходить по всем правилам. Немаловажно помнить, что эта процедура строго регулируется законом.

Для легитимного списания архива бухгалтерских документов необходимо установить их ценность – этим занимается экспертная комиссия. Для организации и проведения экспертизы на предприятии создается экспертная комиссия, действия которой согласуются с соответствующими положениями и подзаконными актами. Вместе с архивариусом эксперты определяют, какие документы подлежат утилизации, а какие следует передать в государственный архив. Бумаги, в которых архивный фонд не нуждается, подлежат уничтожению.

По получению результатов экспертизы составляется акт о выделении документов к уничтожению, если они хранению больше не подлежат. Этот акт обязательно необходимо утвердить в архиве, после чего документы уничтожаются в конфиденциальном порядке. Без экспертизы разрешается уничтожать только те документы, которые сдаче в архивный фонд не подлежат, а их сроки хранения подошли к концу. Специальные нормативные акты могут регулировать срок хранения для документации. Например, для документов, касающихся налогообложения, в НК РФ установлен трехлетний срок хранения.

Архивной обработкой документов занимается архивариус, он же решает вопросы о списании и уничтожении документации. «Приговоренные» документы сжигают или сдают на пункты приема и переработки макулатуры.