Сшивка документов для архива

Такая процедура, как подшивка документов, происходит в каждом структурном подразделении любого предприятия – от самого маленького до крупной корпорации. Документы подшиваются для сдачи в архив, передачи в судебные инстанции и других юридических мероприятий. В любом случае, без подшивки обойтись невозможно. Каждое предприятие оформляет в течение года определенный набор документации различного функционала, которая рано или поздно архивируется – после того, как срок хранения документа подойдет к концу. Это в первую очередь касается уже исполненных актов и прочих документов, кадровой документации.

Как правило, подшитые дела передают в архив спустя год после их завершения в делопроизводстве предприятия. Архивированием документов занимается бухгалтер, секретарь или другое лицо, ответственное за документооборот: его обязанности утверждаются приказом директора компании. В передаче документов в архив также задействованы ответственные лица обособленных подразделений предприятия.

Дела передаются в архив только после того, как они окончательно оформлены, а их оформление состоит из нескольких этапов.

Первый этап – это тщательная проверка документов на их группирование. Второй этап – подшивка документов и проверка правильной нумерации страниц. Третий этап – внутренняя опись документов, а также проверка и коррекция реквизитов – регистрационного индекса и наименования. Далее на документах оформляют сопроводительную надпись.

В процессе подшивки допускается отсутствие нумерации страниц, систематизации документов и оформления заверительной надписи, однако для соблюдения порядка это лучше все-таки осуществлять. Хранение документов в архиве регулируется нормативными актами – специальными для каждого вида документации.