Составление описи документов: порядок и особенности
Законодательство требует от каждого предприятия хранить оригиналы документов даже при наличии электронного архива. Всем этим бумагам необходим учет и структуризация, поскольку их количество с каждым годом увеличивается, вплоть до того, что периодически документы из архива необходимо уничтожать, чтобы освободить место для новой переданной в архив документации. В большинстве фирм документацию всегда систематизируют, однако далеко не всегда составляют полноценную опись документации для того, чтобы передать ее на хранение в архив.
Составление описи документов – процесс довольно сложный, он представляет собой не только копирование заголовков документов вразброс. Эту процедуру строго контролируют государственные инстанции, особенно если речь идет об описи документов, касающихся персонала.
Опись документов – это основное справочное пособие в архивировании и делопроизводстве. Каждое дело, подвергнутое описи, получает индивидуальный номер. Перед тем, как составить опись, документы и дела располагают в определенном порядке, раздельно по группам, таким, как дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела, срок хранения которых превышает 10 лет.
Порядок систематизации документов такой: сначала располагаются приказы и распоряжения, которые относятся к основной деятельности организации, а также постановления вышестоящих организаций. Далее следует располагать распорядительные документы фирмы – протоколы и приказы, затем планы и сметы, после них – отчеты и балансы. Все типы документов должны быть упорядочены и внутри собственной группы. Как правило, их располагают в хронологическом порядке, но допускается также систематизация по алфавиту или по значимости вопросов.
Отдельная опись составляется на дела, касающиеся личного состава учреждения.
Наши преимущества
Как мы работаем
Заявка или звонок
Встреча
Составление сметы
Проведение работ
Оплата
Довольный клиент
Остались вопросы?
Пишите нам на почту:
art_2007@list.ruИли воспользуйтесь формой обратной связи и наш специалист свяжется с вами в течение 10 минут!