Составление акта об уничтожении документов

Архивная, кадровая, учетная, текущая документация постепенно накапливается в процессе деятельности любой организации. Когда сроки хранения вышли, руководство может принять решение об уничтожении определённого объёма. Правила утилизации закреплены законодательно и должны обязательно соблюдаться. Одним из важнейших этапов является необходимость составления акта об уничтожении документов, который составляется не менее, чем в двух экземплярах и утверждается специально созданной комиссией.

Стоит отметить ключевые положения документа:

- указание полных данных, позволяющих идентифицировать организацию, которой было принято решение об уничтожении, а так же даты составления;

- перечисление всех членов комиссии, которые назначены ответственными за процедуру (допускаются ссылки на приказы, согласно которым определенные лица уполномочены на исполнение);

- подробная опись всей документации, которая подлежит уничтожению (самая важная часть документа, к составлению которой относятся с особой внимательностью, ведь ошибка может быть чревата жесткими санкциями). Это могут быть документы, у которых истёк срок хранения, не имеющие юридической силы, утратившие свою ценность или с определённого момента больше не имеющие значимости. С оценкой двух последних положений стоит быть аккуратными, ведь то, что кажется незначимым сегодня, спустя время вновь может обрести значимость.

Прежде, чем начать уничтожение, комиссия обязательно проверяет номенклатуру представленной документации и той, которая указана в акте. Совпадение должно быть полным. Акт впоследствии будет подтверждением того, что утилизации были подвергнуты документы, не имеющие на момент уничтожения никакой важности.