Упорядочение документов по личному составу

В перечень документов по личному составу входят различные типы приказов (о приеме, увольнению, переводе сотрудников на другие должности, предоставлению отпуска, поощрениях, взысканиях), штатные расписания, элементы личных дел и т.п. Оформление документов должно осуществляться в определенном порядке, который регламентируется нормами действующего законодательства.

Оставьте заявку сейчас и получите выгодное предложение

Как мы работаем?

Заявка или звонок

Встреча

Составление сметы

Проведение работ

Оплата

Довольный клиент

Общие требования к упорядочению документов по личному составу

Классификация и упорядочение дел проводится под непосредственным руководством представителей архивного отдела организации, все действия согласовываются с непосредственным руководителем предприятия. Кроме того, на сегодняшний день достаточно востребованной является услуга делегирования подобных обязанностей сторонним организациям, располагающим соответствующими материальными и техническими ресурсами.

Формирование дел

Формирование дел – это группировка отдельных документов и томов в соответствии с предварительно составленной номенклатурой. В частности, важно учитывать максимальные сроки хранения, тип документов, степень их важности, количество экземпляров и прочие параметры.

Составление заверительной надписи

Заверительный лист составляется на основании количества прошитых и пронумерованных листов, содержит опись физического состояния дела, также в документе указываются литерные номера листов. Надпись оформляется на отдельной странице, в некоторых случаях допускается размещение надписи на последнем чистом обороте.

Составление внутренней описи

Внутренняя опись необходима для дальнейшей классификации документов в соответствии со спецификой деятельности компании. Содержит в себе сведения, касающиеся порядковой нумерации документов, времени составления, кратком содержании, количестве листов или томов.

Оформление обложки дела

На обложке должна содержаться информация о полном и сокращенном названии компании, организационной структуре, также указывается взаимоотношение с вышестоящими организациями. Кроме того, в документе прописывается архивный шифр и индекс дела, его заголовок, дата составления, сроки хранения, количество листов.